Compte rendu de la réunion du bureau du 14 juin 2025

En présence de : Kevin Guillotin, Jean-Claude Barbare, Théo Finet, Thomas Grivet, Gaëtan Pottier, Antoine Philippe-Manchec.

Bilan de la fête du jeu 

– Concernant le clown, si un prestataire avec des activités semblables devait être présent l’année prochaine, il serait plus judicieux de le cantonner à certaines zones selon nous notamment à cause du bruit et des dégâts que peuvent occasionner ses jets d’eau sur les jeux installés sur les tables.

– Si l’activité jeu de rôle/escape game est renouvelée l’année prochaine, il faudra penser à concevoir des affiches. Une meilleure communication est également souhaitable et nécessaire.

– Demander à un bénévole de prendre des photos, avec des plans larges, et avec l’accord des principaux intéressés, des clichés des visiteur.ices. (prévoir un document sur les droits à l’image?)

– Au vu de l’affluence le matin, nous pensons prévoir la présence de seulement 2 bénévoles l’année prochaine. Potentiellement discuter avec la ludothèque de la possibilité de décaler l’ouverture de la fête du jeu à une heure plus tardive (11h30?) ?

Prévoir une communication auprès des associations et boutiques de jeux locales.

– Le rallye : Changement à un seul tirage au sort, prix à définir (1 euro?). Une meilleure communication autour de l’événement est là aussi nécessaire.

– Gaël avait mentionné que la présence de la GLID pouvait amener un nouveau public à la fête du jeu, les adolescents. Dans cette optique, nous pourrions nous rapprocher de l’espace jeune afin d’organiser des sessions de jeu. Nous avons mentionné la possibilité de tenter des soirées jeux avec un thème de fond, par exemple les jeux d’ambiance (mais n’interdisant pas la présence d’autres types de jeux, comme les jeux familiaux ou expert).

La Bigotière 

– Un document pour noter la liste des jeux que chacun.e va apporter a été mis en place. (au moins pour éviter la perte des jeux et éviter les doublons) N’hésitez pas à nous fournir la liste de vos jeux si vous venez.

– Un appel pour le covoiturage va être lancé pour les personnes intéressées.

Le Noël d’Entreprise

JC va recontacter Flavien pour obtenir davantage d’information (l’activité de l’entreprise, la confirmation du devis qui devra être refait pour mettre de côté la TVA)

Le remaniement du bureau

– JC va laisser sa place de président, Kevin s’est proposé pour prendre la suite.

– Gaëtan laisse également sa place de trésorier, Lena a annoncé sa candidature.

– Ces changements auront lieu lors de l’AG qui se tiendra en octobre.

– Il a été proposé de réduire la taille du bureau, nous sommes actuellement 8 ce qui est un peu trop. 6 semble être idéal pour accélérer les prises de décision. La création d’un groupe d’aide au bureau est envisagé, afin de donner un coup de main pour l’ouverture des salles et l’organisation/installation des événements.

Le bilan financier 

– Nous avons reçu la subvention de la mairie, qui s’élève à un total de 100 euros. S’ajoutent à cela les 60 euros amassés lors de la fête du jeu auxquels sont soustraits les frais de la cartouche d’imprimante pour imprimer les documents du rallye, d’environ 25 euros. L’association a donc 150 euros dans la caisse.

– Comment dépenser cet argent ? Maintenant que l’armoire est bientôt fonctionnelle, nous allons acheter des jeux. Nous avons proposé de visiter les brocantes et les magasins faisant des journées de vente de jeux d’occasion pour acheter des lots. Nous sommes également ouverts à toute proposition de dons ou de rachats que vous pourriez nous proposer.

Questions diverses

– Avec l’été qui arrive a été proposée l’idée de tenter des sessions de jeu le mercredi après midi. Un appel pour avoir un premier retour va être fait dans les prochains jours. Cette journée se tiendrait probablement en août, ce qui va nous laisser suffisamment de temps pour organiser une communication autour de l’évènement.

– Le document pour participer au forum des associations a été rempli, nous attendons le retour de la mairie pour la confirmation.

– Nous souhaiterions globalement la présence d’un bénévole-photographe pour tous nos gros événements et nos soirées jeux, afin de renforcer la communication autour de l’association.

– Nous sommes également en train de voir pour faire imprimer en 3D une boite à dons. Les délais seront néanmoins probablement trop courts pour l’avoir à temps pour la soirée jeux de la Bigotière. Nous avons une solution de secours pour cette session jeux.